Önkormányzati Iroda

Irodavezető:

Szőke Melinda
tel.: 88/521-109
fax: 88/212-794
e-mail: szoke.melinda@hivatal.ajka.hu

Az iroda ügyfélfogadási ideje:
hétfő: 8:00 – 15:30 óráig
szerda: 8:00 – 15:30 óráig

1. Ellátja Ajka Város Önkormányzata Képviselő-testülete, a nemzetiségi önkormányzat, a bizottságok, a képviselők, az önkormányzatok tisztségviselői (polgármester, alpolgármester, jegyző, aljegyző) munkájához kapcsolódó szervezési, ügyviteli, jogi és információs tevékenységet, ügyirat-kezelési és iratvédelmi feladatokat, gondoskodik a polgármester és a jegyző tevékenységét segítő ügyviteli feladatok ellátásáról.

2. Az iroda előkészíti a közművelődési, közoktatási, művészeti és tudományos, valamint sportfeladatokkal kapcsolatos döntéseket és gondoskodik azok végrehajtásáról. Segíti az önkormányzat által fenntartott nevelési közművelődési intézmények szakmai, gazdasági tevékenységét. E feladatkörében az iroda látja el az önkormányzati óvoda, a Nagy László Városi Könyvtár és Szabadidő Központ, gyermektábor felügyeletével, irányításával kapcsolatos fenntartói, döntés-előkészítési és végrehajtási, valamint szervezési feladatokat. Részt vesz az intézményvezetőket érintő személyi ügyek szakmai előkészítésében, gondoskodik a döntések végrehajtásáról. Véleményezi a fentiekben felsorolt intézmények munkaterveit, szervezeti és működési szabályzatát. Gondoskodik az ágazati jogszabályok intézményeknél történő végrehajtásáról. Rendszeresen kapcsolatot tart az intézményvezetőkkel, érdekképviseletekkel.          Előkészíti az arany-, a gyémánt- és vasoklevelek adományozását.

3.  Közreműködik az intézményeket érintő költségvetési ellenőrzések végrehajtásában, lefolytatásában. Szakmailag véleményezi az intézmények pót-előirányzati kérelmét és egyéb, a fenntartóhoz benyújtott intézményi igényeket (szakmai és gazdasági fejlesztési elképzelések).

4. Javaslatokat dolgoz ki az intézmények közötti ellátási aránytalanságok megszüntetésére. Javaslatokat tesz az intézményi vagyon működtetésére (fejlesztések, beruházások, létesítmények funkciójának megváltoztatása, megszüntetése), e téren együttműködik a feladat ellátásáért elsősorban felelős irodával. Az iroda feladata a belső szervezeti egységek számára a szervezési segítségnyújtás is.

5. Állami feladatként szervezi a választások és országos népszavazások lebonyolítását, illetve önkormányzati feladatként a helyi népszavazás és népi kezdeményezés körébe tartozó feladatok szakszerű megvalósítását.

6. Nyilvántartást vezet Ajka Város Önkormányzata Képviselő-testületi, helyi nemzetiségi önkormányzati, bizottsági napirendekről, határozatokról.

7. Törvényességi szempontból ellenőrzi a képviselő-testület, a helyi nemzetiségi önkormányzat, a bizottságok elé kerülő előterjesztéseket.

8. Gondoskodik a hivatal működéséhez szükséges folyóiratok, közlönyök, szakirodalom, irodaszer beszerzéséről.

9. Részt vesz a helyi rendeletek előkészítésében.

10. Kapcsolatot tart a civil szervezetekkel

11. Részt vesz a kitüntetések ünnepélyes keretek között történő átadásának megszervezésében.

12. Az iroda nyilvántartást vezet a szigorú számadású nyomtatványokról.

13. Ellátja az esélyegyenlőség biztosításával összefüggő adminisztratív és koordinációs feladatokat.

14. Az iroda feladata a honvédelmi és polgári védelmi ügyek döntés-előkészítése és végrehajtásának szervezése, kapcsolattartás a helyi katasztrófavédelmi kirendeltséggel.

15. Ellátja az Ajka Városért Alapítvány működéséhez kapcsolódó 16. Biztosítja a hivatal és az önkormányzat működésének informatikai hátterét.

16. Központi iktatáshoz kapcsolódó feladatok ellátása.

17.Testvérvárosi kapcsolatok szervezésében koordinációs tevékenység ellátása.